El sistema de conferències més bàsic consisteix en un micròfon, amplificador, altaveus i dispositius de visualització d'escriptori (com ara terminals intel·ligents d'escriptori i monitors LCD). La combinació d'aquests dispositius constitueix un sistema de conferències, que serveix per transmetre so, mostrar informació i amplificar el so, permetent als usuaris veure, escoltar i parlar.
Amb els avenços tecnològics i les demandes funcionals creixents, especialment l'ús generalitzat d'ordinadors i xarxes, l'abast dels sistemes de conferències s'ha ampliat. Ara inclou votació/elecció/deliberació, videoconferència, videoconferència remota, conferència telefònica, interpretació simultània i pantalles d'escriptori. Aquests són els elements fonamentals d'un sistema de conferències modern i han sorgit una sèrie de dispositius relacionats, com ara el control central, el control de la temperatura, el control de la il·luminació, el control del so i el control de la potència. Impulsat pel desenvolupament tecnològic modern, ara un sistema de conferències es defineix com un conjunt complet de maquinari i programari relacionat amb reunions.
